Estrategias de Almacenamiento: Protección de los Datos

Conozca los beneficios comerciales de la clasificación de los datos como primer paso esencial de toda estrategia de protección de los datos

Introducción

La clasificación de los datos no es un concepto nuevo. La mayoría de las empresas en algún momento han intentado poner orden a los datos que crean. El problema es que la mayoría de los intentos por clasificarlos no son lo suficientemente profundos. Para que sea realmente efectiva, la clasificación debe integrar todo el entorno de datos; debe tratar tanto al “bosque” como a los “árboles” y debe establecerse desde el comienzo como un proceso constante y sin fin. Esa es la única manera de tratar un entorno de datos que no deja de crecer.

Las Empresas Cuentan con un Entorno de Datos Complejo

Siempre están surgiendo nuevos archivos, aplicaciones y tipos de datos, cuyo valor cambia constantemente según su antigüedad o la frecuencia con que se los necesita. Los derechos de acceso también cambian continuamente, a la par del cambio de ocupación de los usuarios de los datos cuando éstos se alejan de la empresa. Todos los días parecen traer consigo nuevas amenazas a la seguridad, nuevos problemas de cumplimiento normativo, nuevos requisitos legales y nuevas iniciativas de negocio. Además, los departamentos de TI se enfrentan a las presiones constantes e implacables de hacer más con menos, más disponibilidad de datos y más seguridad; menos tiempo, menor presupuesto y menos mano de obra.

Frente a este escenario cambiante, es imprescindible que la solución de almacenamiento pueda manejar simultáneamente las cargas de datos actuales e incorporar los nuevos, así como las  aplicaciones que surjan en el futuro. La clave está en la clasificación de los datos, pues esto es lo que permite organizarlos y protegerlos de manera eficiente, rentable y permanente.

Aunque muchas empresas han dado los primeros pasos decisivos hacia la clasificación de los datos, la mayoría admitirá que no han hecho lo suficiente, que el crecimiento descontrolado de la información está superando las medidas de protección actuales de los datos. Las empresas ya entienden que necesitan comprometerse seriamente con este concepto para manejar la expansión de información que les espera en el futuro y a pesar de que es una tarea intimidante, las empresas que la enfrentan de manera sensata cosecharán los beneficios durante muchos años.

Ahorre Dinero

La clasificación de los datos le permite reducir el costo total de almacenamiento gracias a las decisiones inteligentes sobre los datos que guarda. Por ejemplo, a través de la clasificación de los datos, puede implementar una estrategia de almacenamiento “en capas” o niveles que le permite diferenciar datos según su valor. Puede identificar archivos que merezcan guardarse en medios de alto rendimiento, versus aquellos que estarían mejor en una capa de almacenamiento de costo y rendimiento inferiores. La decisión se basa únicamente en el valor comercial de los datos: a aquellos en tiempo real, decisivos para el negocio, se les otorga la mayor prioridad en la jerarquía de almacenamiento y a los no decisivos se los almacena a un costo inferior.

Además, la clasificación de los datos ayuda a reducir la congestión identificando aquellos no decisivos, que pueden destruirse o archivarse para siempre, liberando capacidad en sus activos de almacenamiento primario de gama alta y extendiendo la vida de dichas inversiones. Al clasificar los datos, la planificación de capacidad se vuelve más fácil de administrar, de manera que hay menos necesidad de comprar capacidad de almacenamiento “por adelantado”. Los gastos de capital se realizan solamente cuando realmente se justifican.

La Recuperación Tras Fallas es más Rápida

Gracias a la clasificación de los datos, se puede dar mayor prioridad a los archivos y aplicaciones vitales, en caso de ser necesaria una recuperación tras fallas. Se pueden identificar los archivos más importantes para el negocio, duplicarlos y replicarlos en varias ubicaciones, para protegerlos de los desastres. Si esto sucede, esos archivos serán los que se recuperen primero, para evitar interrupciones imprevistas del negocio.  A través de una clasificación de datos, puede diferenciar los archivos de gran valor del resto y hacer copias de seguridad seleccionando solamente los archivos decisivos para el negocio en primer lugar. Se pueden crear copias de seguridad de los archivos de escaso valor a un ritmo más relajado o bien enviarlos fuera de línea para liberar espacio de las copias de seguridad decisivas para el negocio. El cumplimiento normativo está cubierto.

Mediante la clasificación de los datos, usted puede elegir qué tipos de archivos necesita para cumplir con las leyes Sarbanes-Oxley, HIPAA u otros requisitos legales. Dichos archivos pueden manejarse según las reglas de cumplimiento normativo de la empresa y en forma automática, de modo que usted no necesite preocuparse sobre las auditorías de cumplimiento normativo. El cifrado, más rápido, puede realizarse de manera selectiva sólo a los archivos pertinentes en lugar de aplicar la estrategia de cifrado en todo el entorno de datos. Se colocan bajo llave únicamente los archivos sensibles de la empresa para ahorrar tiempo valioso y potencia de procesamiento.

Se Activa la Administración del Ciclo de Vida de la Información (ILM)

La clasificación de los datos es el primer paso decisivo hacia la administración del ciclo de vida de la información. La ILM es la clave para almacenar información de manera adecuada y rentable en todas las etapas del ciclo de vida de los datos. Mediante la clasificación de los datos y al colocarlos en la capa de almacenamiento correcta en cada etapa de su ciclo de vida, usted puede asegurarse de que los datos estén disponibles y puedan recuperarse, y puede ahorrar dinero adaptándolos al acuerdo de nivel de servicio (SLA) adecuado.

Clasificación de los Datos: La Época Sin Fin

Una parte clave de todo modelo de clasificación de datos comprende revisiones continuas del proceso. Se necesita implementar un equipo de “supervisión”, para asegurarse de que los niveles de clasificación de los datos mantengan su vigencia. Planifique desde el comienzo la implementación de un proceso de administración del cambio, para que los niveles de clasificación y los repositorios puedan evolucionar de acuerdo con las necesidades. Además, establezca las reglas de mantenimiento y dirección desde el comienzo y programe automatizar la mayor parte del proceso que sea posible. Mantenga un registro de los cambios en la estructura de la clasificación y diseñe un proceso para rastrear las asignaciones de clase a los datos La administración del cambio es a menudo la parte más costosa de una iniciativa de clasificación constante, pero también es la parte más decisiva. Constituye la clave para mantener la estructura de clasificación de los datos vigente y asegurar de que se ajuste a las necesidades comerciales en evolución constante.

Una vez que se clasifican los datos totalmente, el siguiente paso es establecer las equivalencias de las clases de datos con los niveles de almacenamiento. Cada uno de estos niveles puede ajustarse según un esquema de cobro, que garantiza un nivel de servicio adecuado basado en el costo por gigabyte que el negocio está dispuesto a pagar.

El sistema de cobro tiene un papel importante en la reducción de los costos del almacenamiento porque los hace visibles en toda la empresa. Provee un incentivo financiero para que las unidades de negocio tengan una actitud conservadora cuando sea posible y que se dediquen a la búsqueda de las eficiencias operativas. Una vez que complete la clasificación de los datos, estará en el camino para una estrategia de ILM completa. Esta clasificación establece el ámbito para el proceso de administración de almacenamiento basado en reglas, diseñado para manejar datos eficientemente, adecuadamente y de manera rentable en todo su ciclo de vida. Esa es la ventaja principal y constituye en primer lugar, el impulsor fundamental para la clasificación de datos.

Los Resultados Finales: Ahorrará Dinero

Aunque se trata de un proceso comprometido, la clasificación de los datos puede ahorrarle millones de dólares. Los clientes de Sun en los sectores financieros, de entretenimiento, transporte y educativos de todo el mundo han reducido los costos de los datos a USD 16 millones de dólares en un período de cinco años. Estas organizaciones usaron la clasificación de los datos para reestructurar el entorno de almacenamiento y tomar mejores decisiones sobre cómo y dónde almacenar los datos. Muchas de estas empresas recuperaron totalmente el costo de la clasificación de los datos en un período de un año y además, vieron los beneficios del ahorro en los años subsiguientes luego del período de amortización inicial.

Los resultados finales son convincentes. Cuando se hace con sensatez, la clasificación de los datos estructura el entorno de los mismos, de manera que los más decisivos sean manejados de manera adecuada y rentable. Esto es particularmente importante, pues los entornos de datos continúan creciendo tanto en tamaño como en complejidad, y no hay señales de que esta tendencia se detenga. La clasificación de los datos se asegura de que los datos sean accesibles, recuperables y estén protegidos al menor costo posible. Para las empresas en desarrollo de hoy en día, ese es el tipo de estructura que tiene sentido y les hace ganar dinero.

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