Symantec Enterprise Vault 7.0: Para Almacenar, Administrar eI Identificar Información Empresarial Vital

Las organizaciones en la actualidad están sometidas a una gran presión para proteger y administrar sus datos. Esta realidad se ha intensificado debido al reciente aumento de los datos no estructurados y a la dependencia en el e-mail como medio de comunicación y de intercambio de documentos. Hoy en día, son muchas las empresas que consideran al correo electrónico como una herramienta fundamental. De hecho, estudios recientes indican que el 75% de la propiedad intelectual de las organizaciones está almacenada en su correo electrónico y otras aplicaciones de mensajería.

Pero, ¿cómo pueden las organizaciones proteger los datos del correo electrónico sin interrumpir su disponibilidad las 24 horas al día, los siete días de la semana? ¿Y qué ocurre si a causa de un proceso legal se exige a los administradores informáticos que busquen archivos y mensajes de correo electrónico relacionados con los ingresos del trimestre anterior? Los administradores poseen poco tiempo adicional para mantener los períodos de creación de copias de seguridad, por lo que se enfrentan al reto de cumplir los estrictos requisitos empresariales. Además, en los presupuestos de informática no se contemplan el crecimiento exponencial de los datos y las demandas cada vez más importantes de los usuarios en materia de recuperación de datos.

El software Symantec Enterprise Vault es la solución a estos problemas, pues ofrece una plataforma de archivado inteligente que permite almacenar, administrar y buscar datos corporativos en sistemas de correo electrónico, entornos de servidores de archivos, plataformas de mensajería instantánea y sistemas de administración de contenidos y colaboración. Como no todos los datos se crean de la misma forma, Enterprise Vault utiliza tecnologías de clasificación y conservación inteligentes para recopilar, categorizar, indexar y almacenar los datos deseados a fin de poder aplicar las políticas correspondientes y proteger los activos corporativos al tiempo que se reducen los costos de almacenamiento y se simplifica la administración. Este software también cuenta con aplicaciones especializadas, como Discovery Accelerator y Compliance Accelerator, que aprovechan los datos archivados para respaldar iniciativas de búsqueda de datos con fines legales, cumplimiento de contenidos, administración de conocimientos y seguridad de la información.

Archivado Integrado de Contenidos

A medida que aumenta la cantidad de datos de la empresa, se pueden consumir terabytes o incluso más espacio de almacenamiento costoso. Los datos antiguos o a los que se accede con poca frecuencia, provocan la pérdida de espacio valioso, tiempo y dinero en tareas de administración, mantenimiento y generación de copias de seguridad.

Enterprise Vault soluciona los problemas de recursos y costos de almacenamiento con una solución de archivado integrado y centralizado de contenidos, que extrae datos de la empresa desde diversas fuentes, como sistemas de correo electrónico y archivos PST, servidores de archivos, portales de Microsoft SharePoint, sistemas de administración de contenido de la empresa, bases de datos y sistemas de ERP, sistemas de mensajería instantánea y fax.

Administración Automatizada de los Buzones de Correo

Symantec Enterprise Vault permite eliminar las cuotas y restricciones del tamaño de los mensajes, y ofrecer a los usuarios buzones de correo con capacidad prácticamente ilimitada, al tiempo que se controla el crecimiento del almacén de mensajes y se reduce el tiempo necesario para la administración de los buzones. Las políticas definidas por el administrador archivan automáticamente los mensajes de correo electrónico y los archivos adjuntos de buzones individuales desde Exchange a los almacenes online de Enterprise Vault. De forma opcional, se ofrecen accesos directos, que permiten a los usuarios ver o restaurar fácilmente y de manera transparente los objetos originales con Microsoft Outlook, o bien mediante funciones de búsqueda avanzadas basadas en Web.

Optimización del Consumo de Almacenamiento

Al reducir el tamaño de los almacenes de datos en aplicaciones como Microsoft SharePoint Portal Server o Exchange, las organizaciones mejoran el rendimiento de las aplicaciones principales y la velocidad a la que pueden proteger los datos subyacentes. Las herramientas de búsqueda de Enterprise Vault permiten que los grupos informáticos mejoren los acuerdos de nivel de servicio mediante la automatización de diversas tareas administrativas.

Enterprise Vault actúa como un archivo online para los objetos más antiguos que se trasladan desde el almacenamiento de la aplicación principal de acuerdo con las políticas corporativas. También aprovecha las tecnologías de compresión y almacenamiento de una sola instancia para reducir aún más el espacio que ocupan los datos. Al controlar el tamaño del almacén de mensajes, las aplicaciones y los servidores que los alojan permanecen centrados en transacciones en tiempo real. El archivo online también permite que las organizaciones racionalicen sus recursos de almacenamiento y asignen el almacenamiento principal a datos dinámicos y transaccionales. Los contenidos más antiguos y a los que se accede con menor frecuencia pueden trasladarse a un dispositivo de almacenamiento secundario o terciario, lo cual permite ahorrar dinero para objetivos más estratégicos.

Copias de Seguridad más Rápidas y Recuperación de Desastres más Eficaz

La combinación de archivado con tecnologías de recuperación y generación de copias de seguridad mejora los procesos tradicionales de este tipo, ya que permite reducir los almacenes de datos de aplicaciones como Exchange y SharePoint, o de servidores de archivos. Los almacenes reducidos permiten disminuir los tiempos de creación de copias de seguridad y recuperación, y pueden ayudar a ahorrar dinero en el almacenamiento y en la administración del mismo. Y más importante aún: estos datos archivados se pueden aprovechar con un mayor grado de eficacia por medio de herramientas de búsqueda y recuperación. Los usuarios finales se benefician de la posibilidad de iniciar rápidamente sus propias restauraciones, y los grupos informáticos dedican menos tiempo a responder a solicitudes de restauraciones administrativas. Enterprise Vault también puede acelerar las restauraciones en caso de que se produzca un desastre, ya que los ahorros de almacenamiento suelen reflejarse en los tiempos de restauración. De este modo, se permite que las organizaciones logren su principal objetivo: recuperar la operatividad de Exchange o de los datos de producción lo antes posible para garantizar el funcionamiento del correo electrónico y de otras aplicaciones.

Implementación de Archivado Inteligente

A los distintos tipos de contenidos corresponden distintos valores (por ejemplo, profesional, personal, no deseado, etc.). Por ello, las empresas están cada vez más interesadas en controlar los costos operativos y de almacenamiento de archivos. El archivado inteligente es una metodología flexible que conforma el archivo de Enterprise Vault y permite almacenar únicamente contenido útil para la empresa y con contexto. Para lograr este objetivo, son necesarias opciones de clasificación precisas basadas en una clasificación automatizada, en una clasificación controlada por los usuarios, o bien en métodos de terceros (como, por ejemplo, la administración de registros). Una vez clasificados los datos, las potentes funciones de aplicación de políticas aplican las normas de retención y eliminación de forma granular en las distintas clases de información y se administra la utilización más eficaz del almacenamiento por niveles. De este modo, se contribuye a reducir considerablemente los costos operativos, ya que se controla el tamaño del archivo. El contexto ofrece más estructura al archivo y crea un medio inteligente para buscar, identificar y aprovechar la información archivada en una plataforma abierta, lo que posibilita la personalización y la innovación.

Archivado para Investigaciones Judiciales y Cumplimiento de Normativas Oficiales

Todo administrador informático que alguna vez haya tenido que responder a acciones legales emprendidas contra una empresa o que haya tenido que controlar el cumplimiento de normativas es consciente de lo difícil que resulta agregar y entregar archivos, mensajes u otro contenido en el marco de una investigación judicial. Discovery Accelerator es una solución altamente configurable y complementaria de Enterprise Vault que automatiza el proceso de recopilación, análisis y marcado relacionado con los procesos judiciales. Compliance Accelerator es otra solución configurable y complementaria con funciones similares a las de Discovery Accelerator, que ayuda a que las empresas sujetas a grandes exigencias normativas, como las de servicios financieros, atención médica o energía, entre otras, controlen sus datos de manera sistemática y permanente.

Javier Pizarro, Director Ejecutivo de Symantec Chile, explica cuáles son las principales ventajas que obtiene una compañía al utilizar el Enterprise Vault. Éstas son sus impresiones.

¿Qué es el Enterprise Vault y para qué se utiliza?

El Symantec Enterprise Vault es un software que permite almacenar, administrar e identificar aquella información que es vital para las empresas y que la mayoría de las veces es almacenada en las cuentas de correos, ofreciendo una plataforma de archivado inteligente. Trabaja principalmente administrando los buzones de correos de las compañías, protegiendo sus datos e información y almacenándola en entornos de servidores de archivos.

¿Cuáles son sus características y funciones principales?

Su principal característica es la administración automatizada de los buzones de correo, eliminando las cuotas de usuario. Esta función produce una optimización del consumo de almacenamiento. Otra función de Enterprise Vault que podemos resaltar es que crea copias de seguridad más rápidas y recuperación de desastres más eficaz, ya que centraliza la administración del contenido del correo electrónico para crear copias de seguridad con mayor rapidez. Esto permite también una recuperación controlada en caso de desastre.

¿Cuáles son a su juicio las ventajas del Symantec Enterprise Vault?

Las ventajas del Enterprise Vault son muy sencillas: se preocupa de administrar las casillas de correo y toda la información que poseen ahí las empresas. Cuenta con una administración centralizada que permite generar informes, controlar y realizar diagnósticos del archivo, ofrece un archivado de mensajería instantánea y el nivel de almacenamiento es abierto, es decir, existe flexibilidad, permitiendo que el archivo evolucione en la medida que las necesidades de la organización y las tecnologías de almacenamiento van cambiando.

Por otro lado, hace 4 años que Enterprise Vault es la única solución en el cuadrante de los líderes, según el cuadrante mágico de Gartner. Ésta es una característica que ninguna otra empresa posee.

¿A quiénes está dirigido este producto?

Está dirigido a todas las empresas, sean del tamaño que sean. Todo aquel que requiera realizar una administración del correo, es decir, que necesite administrar el ciclo de vida (ILM). Administrar que los correos estén en ciertos tipos de storage, de acuerdo a reglas definidas por las compañías, no es una tarea simple y es la función principal de Enterprise Vault.

¿Por qué debería una empresa preferir este producto frente a uno similar de la competencia?

Según Gartner, no existe un producto similar.

¿Cuáles son sus ventajas frente a productos similares de otros fabricantes?

Las ventajas que ofrece Enterprise Vault son muchas. Destacan, por ejemplo, la capacidad para ofrecer a los usuarios un buzón de tamaño prácticamente ilimitado mientras Enterprise Vault controla el crecimiento del almacenamiento de mensajes. Asimismo, acelera los tiempos de generación de copias de respaldo y de recuperación de los entornos de los servidores de archivos, Exchange y Domino; elimina las preocupaciones por los archivos .pts y .nsf, y los problemas de copia de respaldo, seguridad, estabilidad y consumo de almacenamiento propios de estos tipos de archivos. Además, la administración centralizada del contenido del correo electrónico permite realizar copias de respaldo de los servidores Exchange y Domino con mayor rapidez, y garantiza una recuperación controlada ante desastres.

¿Algo más que quisiera agregar?

Tanto en Chile como en el extranjero existen normas que obligan a las compañías a almacenar el correo por un tiempo determinado. Esto, a raíz de que el correo es un elemento vital en el negocio de muchas empresas por ser un medio por el cual se establecen acuerdos, se realizan ofertas o se modifican otras, etc. El correo además puede ser un elemento probatorio en un juicio. Por ende, existen muchos aspectos para trabajar sobre la administración de e-mail Archiving, y hacerlo sin una herramienta es una tarea que queda lejos de las capacidades reales de las personas.

Noticias Destacadas Anteriores

• Ver todas las noticias destacadas de ProVectis